Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

New Forge Coworking GmbH
Prinzenstraße 2a
42697 Solingen
Deutschland
E-Mail: info@newforge.space
Telefon: 0212 / 68599914

Vertreten durch den Geschäftsführer: Sascha Damir Novakovic

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden, Interessenten und Nutzer ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den geltenden nationalen Datenschutzvorschriften.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse),
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern einschlägig.

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

a) Beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch folgende Daten verarbeitet:

• IP-Adresse (gekürzt bzw. anonymisiert),
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seiten bzw. Referrer-URL,
• Browsertyp, Version und Betriebssystem.

Diese Verarbeitung dient der technischen Stabilität, Sicherheit und Optimierung unseres Onlineangebots. Eine Zusammenführung mit anderen Daten erfolgt nicht.

b) Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular kontaktieren, speichern wir:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Inhalt der Nachricht
• ggf. Telefonnummer

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

c) Buchungen & Vertrags- und Nutzungsverhältnisse

Bei Buchungen, Mitgliedschaften, Raumanfragen oder Eventanfragen verarbeiten wir insbesondere:

• Name bzw. Firmenname,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Buchungs- und Vertragsdaten,
• Abrechnungs- und Zahlungsinformationen, soweit erforderlich.

Diese Daten werden zur Vertragsdurchführung, Organisation unserer Leistungen sowie zur Rechnungsstellung verarbeitet.

d) Chat-Assistent (Forgi)

Auf unserer Website ist ein KI-gestützter Chat-Assistent („Forgi") verfügbar. Eingaben im Chat werden zur Beantwortung Ihrer Anfrage an die Anthropic PBC, San Francisco, USA (Claude AI) übertragen. Verarbeitet werden:

• Inhalte der Chat-Nachrichten,
• IP-Adresse (für technisches Rate-Limiting, nicht gespeichert),
• bei eingeloggten Mitgliedern: ergänzende Kontextinformationen zur Beantwortung mitgliederspezifischer Fragen.

Wenn Sie sich entscheiden, den Chatverlauf freiwillig an unser Team weiterzuleiten, werden zusätzlich Name und Kontaktdaten (E-Mail oder Telefon) erhoben. Diese Weitergabe erfolgt ausschließlich auf Ihre ausdrückliche Veranlassung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

e) Member-Bereich (Login & Coworker-Verwaltung)

Registrierte Mitglieder können sich über einen passwortlosen Login (E-Mail-Code-Verfahren) in ihren persönlichen Bereich einloggen. Dabei verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse,
• Name,
• Firma und Rolle,
• einmalige Anmeldecodes (für 15 Minuten gültig, danach gelöscht),
• Session-Cookie (JWT, enthält keine Passwörter, läuft nach 14 Tagen ab).

Die Verarbeitung dient der sicheren Authentifizierung und der Verwaltung von Coworker-Zugängen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

f) Zutritts- und Sicherheitssysteme

Zur Steuerung und Dokumentation des Zutritts zu unseren Räumlichkeiten verarbeiten wir:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Zutrittsberechtigungen,
• Zeitpunkte und Orte von Zutritten.

Die Verarbeitung dient der Sicherheit der Räumlichkeiten und der ordnungsgemäßen Nutzung unserer Angebote.

4. Gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO

Zur frühzeitigen Koordination von Veranstaltungsanfragen, Terminblockierungen und der Nutzung gemeinsamer Ressourcen arbeiten wir mit der

MAKU Concept GmbH
Prinzenstraße 2a, 42697 Solingen

zusammen.

In diesem Zusammenhang verarbeiten wir bestimmte personenbezogene Daten im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Die gemeinsame Verarbeitung beschränkt sich ausschließlich auf die vorvertragliche Koordination von Anfragen, insbesondere:

• Termin (Datum / Zeitraum),
• Raum / Bereich,
• Status (z. B. Option, geblockt, bestätigt),
• interne Ansprechpartner.

Die Parteien haben eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit geschlossen, in der die jeweiligen Zuständigkeiten für die Erfüllung datenschutzrechtlicher Pflichten geregelt sind. Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung stellen wir betroffenen Personen auf Anfrage zur Verfügung.

5. Weitergabe personenbezogener Daten

a) Weitergabe an MAKU Concept GmbH

Soweit eine Anfrage gastronomische Leistungen betrifft oder betreffen kann, übermitteln wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten (z. B. Firmenname, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Teilnehmerzahl, Leistungsumfang) an die MAKU Concept GmbH zur Erstellung eines entsprechenden Angebots und – im Falle eines Vertragsschlusses – zur Durchführung der gastronomischen Leistung.

In diesen Fällen verarbeitet die MAKU Concept GmbH die Daten als eigenständiger Verantwortlicher.

b) Weitergabe von Chat-Verläufen (Slack)

Wenn Sie im Chat-Assistenten freiwillig zustimmen, Ihren Chatverlauf an unser Team weiterzuleiten, wird dieser zusammen mit Ihren Kontaktdaten (Name sowie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) über einen Webhook an den Dienst „Slack" der Slack Technologies, LLC, San Francisco, USA übermittelt. Die Weitergabe erfolgt ausschließlich auf Ihre ausdrückliche Veranlassung und dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage durch unser Team. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Datenschutzerklärung des Anbieters: https://slack.com/intl/de-de/privacy-policy

c) Weitere Empfänger

Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe personenbezogener Daten nur, wenn:

• dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. Zahlungs- oder Buchhaltungsdienstleister),
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder
• eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

6. Eingesetzte Systeme und Dienstleister

Zur Erbringung unserer Leistungen sowie zur internen Organisation setzen wir verschiedene IT- und cloudbasierte Systeme ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang.

a) Hosting (Vercel)

Diese Website wird gehostet bei der Vercel Inc., 340 Pine Street, Suite 701, San Francisco, CA 94104, USA. Beim Aufruf der Website werden Serverlog-Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seiten) an Vercel übertragen. Die Übertragung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Datenschutzerklärung des Anbieters: https://vercel.com/legal/privacy-policy

b) E-Mail-Versand (Resend)

Zur Übermittlung von Kontaktformular-Nachrichten und Anmeldecodes für den Member-Bereich nutzen wir den Dienst „Resend" der Resend Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA. Dabei werden E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalt an Resend übertragen. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenschutzerklärung des Anbieters: https://resend.com/legal/privacy-policy

c) Buchungs- und Verwaltungssoftware (Anny)

Zur Verwaltung von Buchungen, Mitgliedschaften und Nutzungsverhältnissen nutzen wir das Buchungssystem „anny" der anny GmbH, Düsseldorf. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenschutzerklärung des Anbieters: https://anny.co/privacy

d) Zutritts- und Identifikationssysteme (Salto KS)

Zur Steuerung und Dokumentation von Zutrittsberechtigungen nutzen wir das Zutrittssystem Salto KS der Salto Systems GmbH.

e) Kundenverwaltung, Buchhaltung und Abrechnung (SevDesk)

Zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, zur Angebotserstellung sowie zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungen und buchhalterischen Vorgängen nutzen wir die Software „SevDesk" der Bexio Deutschland GmbH (vormals SevDesk GmbH), Hauptstraße 115, 77652 Offenburg. Dabei werden Kontakt- und Vertragsdaten sowie Rechnungsinformationen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenschutzerklärung des Anbieters: https://sevdesk.de/datenschutz

f) Veranstaltungsplattform (Eventbrite)

Auf unserer Website werden öffentliche Veranstaltungen über den Dienst „Eventbrite" der Eventbrite, Inc., 535 Mission Street, San Francisco, CA 94105, USA eingebunden und verlinkt. Wir übermitteln dabei keine personenbezogenen Daten unserer Coworker oder Websitebesucher an Eventbrite. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ticketkäufen oder Anmeldungen erfolgt ausschließlich direkt zwischen dem Nutzer und Eventbrite auf deren Plattform.

Datenschutzerklärung des Anbieters: https://www.eventbrite.de/support/articles/de/Troubleshooting/datenschutzrichtlinie-von-eventbrite

g) KI-gestützter Chat-Assistent (Anthropic / Claude)

Der Chat-Assistent „Forgi" basiert auf dem KI-Modell Claude der Anthropic PBC, 548 Market St PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Chat-Eingaben werden zur Verarbeitung an Anthropic übertragen. Die Übertragung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenschutzerklärung des Anbieters: https://www.anthropic.com/legal/privacy

h) Webfonts

Diese Website verwendet die Schriftarten „Anton" und „Montserrat". Die Schriftdateien sind lokal auf unserem Server gespeichert und werden direkt von dort ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu externen Servern (z. B. Google Fonts) statt; eine Übertragung von Daten an Dritte erfolgt dabei nicht.

i) Büro-, Kommunikations- und Kollaborationstools

Für interne Organisation, Dokumentation, Angebots- und Vertragsverwaltung sowie Zusammenarbeit nutzen wir cloudbasierte Büro- und Kollaborationstools, insbesondere:

• Google Workspace (z. B. Google Tabellen, Google Docs, Google Drive)
• Atlassian Confluence Cloud
• Canva

Diese Systeme werden ausschließlich zur internen Verwaltung und Organisation eingesetzt. Soweit erforderlich, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Cookies und lokaler Speicher

Unsere Website setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies sowie Cookies, die nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt werden. Eine Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website widerrufen.

a) Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website und zur Sicherstellung wesentlicher Funktionen erforderlich. Sie werden ohne Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

Beide Cookies werden ausschließlich serverseitig gelesen (httpOnly) und sind für JavaScript im Browser nicht zugänglich.

b) Einwilligungspflichtige Dienste (Klaro)

Für die Verwaltung Ihrer Cookie-Einwilligungen setzen wir das Open-Source-Tool „Klaro" ein. Ihre Einstellungen werden im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage) unter dem Schlüssel newforge-cookie-consent gespeichert. Diese Information verlässt Ihren Browser nicht und wird nicht an uns übertragen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen anpassen oder widerrufen.

Folgende einwilligungspflichtige Dienste sind aktuell eingebunden:

8. Speicherdauer und Archivierung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zweckes nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung eines Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten regelmäßig archiviert und nur noch verarbeitet, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Vorgaben) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Die Löschung erfolgt nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

9. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an: info@newforge.space

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere:

Landesbeauftragte für Datenschutz NRW – www.ldi.nrw.de

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.

Stand: 30.04.2026