Datenschutz

1. Verantwortlicher

New Forge Coworking GmbH
Prinzenstraße 2a
42697 Solingen
Deutschland
E-Mail: info@newforge.space
Telefon: 0212 / 68599914

Vertreten durch den Geschäftsführer: Sascha Damir Novakovic

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden, Interessenten und Nutzer ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den geltenden nationalen Datenschutzvorschriften.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen),
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse),
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern einschlägig.

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

a) Beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch folgende Daten verarbeitet:

IP-Adresse (gekürzt bzw. anonymisiert),
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seiten bzw. Referrer-URL,
Browsertyp, Version und Betriebssystem.

Diese Verarbeitung dient der technischen Stabilität, Sicherheit und Optimierung unseres Onlineangebots. Eine Zusammenführung mit anderen Daten erfolgt nicht.

b) Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular kontaktieren, speichern wir:

Name
E-Mail-Adresse
Inhalt der Nachricht
ggf. Telefonnummer

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

c) Buchungen & Vertrags- und Nutzungsverhältnisse

Bei Buchungen, Mitgliedschaften, Raumanfragen oder Eventanfragen verarbeiten wir insbesondere:

Name bzw. Firmenname,
Anschrift,
E-Mail-Adresse,
Buchungs- und Vertragsdaten,
Abrechnungs- und Zahlungsinformationen, soweit erforderlich.

Diese Daten werden zur Vertragsdurchführung, Organisation unserer Leistungen sowie zur Rechnungsstellung verarbeitet.

d) Zutritts- und Sicherheitssysteme

Zur Steuerung und Dokumentation des Zutritts zu unseren Räumlichkeiten verarbeiten wir:

Name,
E-Mail-Adresse,
Zutrittsberechtigungen,
Zeitpunkte und Orte von Zutritten.

Die Verarbeitung dient der Sicherheit der Räumlichkeiten und der ordnungsgemäßen Nutzung unserer Angebote.

4. Gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO

Zur frühzeitigen Koordination von Veranstaltungsanfragen, Terminblockierungen und der Nutzung gemeinsamer Ressourcen arbeiten wir mit der

MAKU Concept GmbH
Prinzenstraße 2a, 42697 Solingen

zusammen.

In diesem Zusammenhang verarbeiten wir bestimmte personenbezogene Daten im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Die gemeinsame Verarbeitung beschränkt sich ausschließlich auf die vorvertragliche Koordination von Anfragen, insbesondere:

Termin (Datum / Zeitraum),
Raum / Bereich,
Status (z. B. Option, geblockt, bestätigt),
interne Ansprechpartner.

Die Parteien haben eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit geschlossen, in der die jeweiligen Zuständigkeiten für die Erfüllung datenschutzrechtlicher Pflichten geregelt sind. Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung stellen wir betroffenen Personen auf Anfrage zur Verfügung.

5. Weitergabe personenbezogener Daten

a) Weitergabe an MAKU Concept GmbH

Soweit eine Anfrage gastronomische Leistungen betrifft oder betreffen kann, übermitteln wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten (z. B. Firmenname, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Teilnehmerzahl, Leistungsumfang) an die MAKU Concept GmbH zur Erstellung eines entsprechenden Angebots und – im Falle eines Vertragsschlusses – zur Durchführung der gastronomischen Leistung.

In diesen Fällen verarbeitet die MAKU Concept GmbH die Daten als eigenständiger Verantwortlicher.

b) Weitere Empfänger

Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe personenbezogener Daten nur, wenn:

dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. Zahlungs- oder Buchhaltungsdienstleister),
eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder
eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

6. Eingesetzte Systeme und Dienstleister

Zur Erbringung unserer Leistungen sowie zur internen Organisation setzen wir verschiedene IT- und cloudbasierte Systeme ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang.

a) Buchungs- und Verwaltungssoftware (Anny)

Zur Verwaltung von Buchungen, Mitgliedschaften und Nutzungsverhältnissen nutzen wir das Buchungssystem „anny“ der anny GmbH, Düsseldorf.

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Datenschutzerklärung des Anbieters:

https://anny.co/privacy

b) Zutritts- und Identifikationssysteme (Salto KS, PassKit)

Zur Steuerung und Dokumentation von Zutrittsberechtigungen nutzen wir das Zutrittssystem Salto KS der Salto Systems GmbH, sowie digitale Identifikationslösungen (z.B. PassKit).

Weitere Informationen:

c) Kundenverwaltung, Buchhaltung und Abrechnung

Zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Angeboten, Rechnungen und buchhalterischen Vorgängen nutzen wir insbesondere:

CRM- und Kundenverwaltungssysteme (z.B. HubSpot),
Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme (z.B. SevDesk).

Weitere Informationen:

Soweit erforderlich, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

d) Büro-, Kommunikations- und Kollaborationstools

Für interne Organisation, Dokumentation, Angebots- und Vertragsverwaltung sowie Zusammenarbeit nutzen wir cloudbasierte Büro- und Kollaborationstools, insbesondere:

Google Workspace (z. B. Google Tabellen, Google Docs, Google Drive)
Atlassian Confluence Cloud
Canva

Diese Systeme werden ausschließlich zur internen Verwaltung und Organisation eingesetzt. Soweit erforderlich, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Speicherdauer und Archivierung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zweckes nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung eines Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten regelmäßig archiviert und nur noch verarbeitet, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Vorgaben) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Die Löschung erfolgt nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

8. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
Löschung (Art. 17 DSGVO),
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an: info@newforge.space

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere:

Landesbeauftragte für Datenschutz NRW – www.ldi.nrw.de

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.

Stand: 03.02.2026